Möten som drar ut på tiden, eller möten där en person håller monolog och alla andra är tysta. Det är tyvärr en verklighet som präglar många företag och organisationer.
— Det vanligaste misstaget en chef gör är nog att se mötet som en källa till envägskommunikation. Resultatet blir ofta att chefen håller låda och överinformerar. Dessutom är det ofta tråkigt framfört, säger hon.
I stället ska chefen se på mötena som ett tillfälle att kunna entusiasmera sina medarbetare. När medarbetarna blir engagerade och vågar spåna blir arbetsplatsen mer kreativ, anser Lena Börjeson.
— Man ska tänka på mötena som en fest faktiskt. Det ska vara kul, säger hon.
Samtidigt är det viktigt att inte låta mötena flyta iväg och bli timslånga samtal där alla ska yttra sig om allt.
— Som mötesledare gäller det att hålla i styrpinnen. Det handlar om att vara tydlig vilket skiljer sig mot att vara auktoritär, som man är om man bara pratar själv och får medarbetare som inte vågar prata. Dessutom är det kostsamt med möten som drar ut på tiden, säger hon.
Men hur får man då engagerade mötesdeltagare?
— Det handlar om att variera mötena. Tänk på att en del människor är analytiska medan andra är praktiska. En del tänker i bilder och andra i ord. Om mötena är varierade med till exempel diskussioner, analyser och mindre gruppsamtal, kan alla få ut någonting av mötet.
Det finns dock en mörk baksida av möten som många medarbetare kan vittna om. Det kan handla om kolleger som pratar med varandra när man ska hålla ett tal, eller en chef som läser sms i stället för att lyssna. Enligt Lena Börjeson är detta härskartekniker som är svårhanterliga.
— Vanligtvis är detta omedvetna mekanismer och ofta, men inte alltid är det könsrelaterat. Och om man till exempel är en ensam tjej i en styrelse av sammansvetsade män, kan det vara svårt att bryta. Men som utsatt handlar om att vara tydlig och att föra upp det på dagordningen. Som chef ska man såklart vara lyhörd.
Lenas tre goda råd för en mötesledare inför ett möte:
1. Fundera på uppläggetinför mötet. Förberedelser är viktigt. Tänk ut en eventuell metod som ska användas.
2. Ha tydliga spelregler. Vem ska vara sekreterare och hur länge ska mötet pågå?
3. Var en god förebild. Du ska vara entusiasmerande. Tryck inte ner åsikter som inte stämmer överens med dina egna.
Två bra metoder – så får du mötesdeltagare pigga och intresserade
”Tvärtom”
Välj fråga eller problem som man vill ha belyst/åtgärdad.
Vänd på fråganoch brainstorma kring alla idéer hur frågan eller problemet kan bli värre, till exempel riktigt risiga möten. Överdriv gärna, stoppa inga idéer, skriv upp allt. Gör det bara några minuter.
Stanna upp och diskutera vilka 3-4 saker som är värst.
Ta bara värstingarna och vänd på dem en gång till. Formulera det i stället som ett konkret råd— hur vill vi arbeta/lösa problemet i fortsättningen?
– Metoden har använts av ledningsgrupper för att ta fram kontrakt på hur man tycker att möten ska genomföras. Bra för att belysa härskartekniker.
PMI (Plus Minus Intressant)
Ge som mötesledare en kort redogörelse av ett ämne, ett problem eller en plan. Se det som en bakgrundsinformation. Dela sedan in deltagarna i grupper. Be dem spåna kring alla plus och minusde kan komma på kring ämnet. Låt grupperna redogöra för dessa.
– Bra metod för att få fram ny information och nya vinklar kring ett ämne. Smågrupperna gör att blyga personer, med bra idéer vågar bidra med synpunkter.
