Efter att ha kommit i kontakt med ett antal protokoll från byggmöten, med varierande utformning, finns det några tankar och tips som kan delas, skriver Jaana Nilsson, AG Advokat.
Här kommer de.
Semestern är slut för den här gången och den dagliga verksamheten tar vid. Som advokat ingår det ibland att delta vid byggmöten i entreprenader. Det mottas inte alltid med förtjusning av motparten. När vi förvarnar om att vi önskar delta vid ett byggmöte, leder det naturligen ofta till att motparten också önskar att ta med sig ett juridiskt ombud. Stämningen i rummet på själva mötet brukar därefter, i vart fall till en början, kännas något tryckt. Generellt hör ju inte juridiska ombud hemma i det forum för löpande gemensamma frågor som byggmöten är.
Det faktum att det inträffat saker som gör att parterna nu ska mötas vid byggmöte i närvaro av jurister kan säkert kännas som ett misslyckande. Sett utifrån de tvistlösningstrappor som brukar finnas i entreprenadkontrakt och där närvaro av jurister ligger långt bort i trappan kan det vara förståeligt. Men det behöver faktiskt inte vara något negativt. Jurister är, tro det eller ej, inte några glädjedödare. Ibland kan det, ofta under en övergångsperiod, helt enkelt krävas att utomstående deltar för att projektet ska komma framåt i vissa frågor.
Beställaren för protokoll
Parterna är skyldiga att delta i byggmöten och företrädas av behörig person. Byggmöten ska hållas i erforderlig utsträckning och behandla för parterna gemensamma frågor. Beställaren ska föra protokoll och det ska utan dröjsmål och i god tid före nästa byggmöte tillställas entreprenören. Entreprenören ska justera protokollet. Mellan parterna är krav på skriftlighet uppfyllt genom anteckning i protokoll från byggmöte (AB 04/ABT 06 kap. 3 § 3).
Även om vi oftast inte deltar vid byggmöten så lusläser vi när det behövs protokollen från dem, exempelvis när någon fråga är oklar eller tvistig. Protokollen är ofta ett viktigt bevis för vad som hänt och överenskommits i entreprenaden. Efter att ha kommit i kontakt med ett antal protokoll, med varierande utformning, finns det några tankar och tips som kan delas.
Det finns bra mallar för byggmötesprotokoll att utgå från och som följer rubriksättningen och numreringen i AB/ABT. Protokoll med numrerade punkter som visar vid vilket byggmöte punkten fördes in är att föredra. Det gör det lätt att hitta och skapar bra översikt. Likaså separata protokoll för varje enskilt byggmöte där datum framgår, vilket nummer i mötesserien det är och uppdaterad information om närvaro. Det är även centralt att det fastställs en slutversion av protokollet.
Var extra tydlig
När anteckningarna från mötet sammanställs är det bra att tänka på att texten ska vara tydlig och lätt att förstå, även för utomstående personer. Underskatta inte hur noga viktiga frågor bör redovisas. Ofta framstår saker som självklara där och då för de som arbetar i entreprenaden och texten utformas därefter. Det händer tyvärr relativt ofta att texter som läses i efterhand uppfattas som kortfattade och oklara. Det kan öppna upp för olika tolkning av parterna. Att vara extra tydlig är därför att föredra. Särskilt när överenskommelser träffas av större betydelse eller värde. Detsamma gäller speciellt vid information om exempelvis tider för start och färdigställande, hinder/störningar, ekonomi- och ansvarsfrågor.
I viktiga frågor bör övervägas om texten ska granskas av en kollega eller jurist. I vissa situationer kan det även vara positivt att skriva en eventuell överenskommelse i ett separat dokument, i stället för i själva protokollet.
Justera protokollen löpande
Undvik förkortningar och särskilt projektinterna sådana. Låt det framgå i protokollet vilken partsföreträdare som säger något eller som åtar sig ett ansvar. Protokollen bör spegla aktuell status i entreprenaden. Därefter krävs att kommande protokoll uppdateras löpande, så att inte inaktuell information kvarstår. Det bör även framgå när punkter är avslutade och därför kan utgå i nästa protokoll. Slutligen är det viktigt att entreprenören justerar protokollen löpande och återkopplar till beställaren om något inte stämmer eller behöver läggas till. En rutin där föregående protokoll godkänns på byggmötet är även positivt.
Med tydliga protokoll som båda parter har förtroende för är det ett värdefullt verktyg och minskar dessutom risken för framtida meningsskiljaktigheter!
/Jaana Nilsson,
Partner, AG Advokat
