Måndag morgon. Du kommer till jobbet, pratar med kollegorna om hur helgen har varit, slår på jobbtelefonen och läser mejlen. Helt fel.
— Starta dagen med att stänga av telefonen och stäng dörren så att du får lugn och ro. På så sätt kan du ta tag i de svåraste uppgifterna direkt, råder föreläsaren och beteendevetaren Hélène Hanaeus, seniorkonsult vid IBT, Institute for Business Technology, som håller kurser i effektivitet och struktur på jobbet.
— Dom som går vår kurs som är cirka tio månader lång frigör i snitt 6,5 timmars arbetstid i veckan, säger hon.
Men det behövs inte en lång kurs för att förbättra effektiviteten. Med små medel kommer man en god bit på väg. Först måste vi bli medvetna om vårt beteende. Snabbt radar Hélène Hanaeus upp de vanligaste missarna:
— Vi använder tiden fel och vi säger ja till för mycket.
Mejlen är ett arbetsredskap som ofta stjäl energi. Hélène Hanaeus har några enkla, handfasta råd. Men först vill hon slå fast att det inte heter ”att läsa sina mejl”.
— Säg ”hantera dina mejl”. Att läsa och låta det ligga kvar i inboxen är ineffektivt. Då måste du ju läsa det igen och hantera det ännu en gång.
Här är några av hennes tips för att skapa struktur i mejlskörden: Fatta beslut direkt. Det som inte är viktigt — släng. Det som egentligen rör någon annan — vidarebefordra. Och mejl som är viktiga och som angår dig ska inte ligga kvar i inboxen.
— Om du scrollar i listor är du en loser. Då har du för många mejl. Hjärnan blir trött av att se saker som den inte behöver se. Flytta mejlen till en mapp döpt ”gamla mejl” i stället. Inboxen ska bara vara en skärmsida lång när du går för dagen, säger Hélène Hanaeus.
Fler tips om mejlen, hur du skriver smarta ärenderader och får koll på att andra svarar på dina mejl, får dem som lyssnar på Hélène Hanaeus i Piteå i oktober. Men ett till tips bjuder hon på redan nu:
— Skrivbordet som du fått låna av din arbetsgivare är en arbetsyta. Använd den inte som en arkivyta. Rensa!
Charlotta Lundström / Arbetarskydd
Läs fler nyheter på www.arbetarskydd.se
