I sviterna av Coronaviruset jobbar allt fler hemifrån och antalet möten på distans ökar. Bristande teknik, folks snörvlande i mikrofonen, multitaskande och dålig mötesdisciplin leder dock till irritation istället för effektivt använd tid.
Skype, Teams, Google Hangout, Zoom och andra lösningar för möten på distans gör det möjligt för medarbetare på många företag och organisationer att jobba hemifrån eller undvika resor nu när Coronaviruset påverkar allt mer. Effektivt menar vissa, slöseri på mötestid menar andra och enligt studien Svenskars möten 2019 finns det mycket som irriterar.
Teknikproblem är det som irriterar flest enligt Fredrik Bauer, initiativtagare till studien, och berättar om en respondent som menar att de lägger runt 10 minuter av varje möte på att alla deltagare ska komma in på mötet, få ordning på mikrofon, skärmdelning etc. innan de kommer igång med själva mötet.
Efter strulande teknik framträder tre tydliga områden som leder till stor irritation; Bakgrundsljud, Dåligt fokus och Bristande dialog.
Småljud blir gigantiska och stör alla snörvlingar, tuggummituggande, hundar som skäller, kaffemaskiner som låter – alla småljud fortplantas och blir gigantiska för övriga mötesdeltagare.
– Enklaste knepet är att alla som inte pratar sätter sin mikrofon på muta. I många program kan mötesledaren styra vem som ska höras men det handlar framförallt om mötesdisciplin och att alla tänker på vilka ljud som finns i deras närhet, säger Fredrik Bauer.
Multitasking ger dåligt fokus
– Genom att ha en tydlig agenda och syfte för mötet blir det lättare för alla att följa var i mötet ni befinner er och vilka frågor som diskuteras. Kan ni dessutom skicka ut regelrätt information innan mötet och på det sättet använda majoriteten av mötestiden till diskussion tvingas alla att vara aktiva under större del av mötet, tipsar Fredrik Bauer
Svårt med verklig dialog
Mötesledarens roll är ännu viktigare än i ett traditionellt möte. Hen måste tydliggöra vad som gäller för just detta möte, våga bryta av den som pratar för mycket och aktivt inkludera den som har svårare att göra sin röst hörd, menar Fredrik Bauer.
Stor potential för virtuella möten som framgår av diagrammet är andelen möten på distans hittills relativt få. Frågan är om Coronaviruset kan ge tekniken en knuff i rätt riktning och att vi lär oss att hantera de utmaningar som tekniken har med sig?
Fem nycklar till ett effektivt möte oavsett om ett möte genomförs med alla deltagare på samma plats eller på distans finns, enligt Svenskars möten 2019, fem nycklar till ett effektivt möte.
- Struktur – Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?
- Underlag – För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.
- Rätt personer – Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat!
- Fokus – Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen.
- Avslut – Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?
